Максим Ильяхов дает универсальный совет, как написать письмо, в котором:
⁃ Мы накосячили перед клиентом, надо извиниться
⁃ Расстаемся с заказчиком после многих лит работы
⁃ Увольняем сотрудника
⁃ Не собираемся платить поставщику за отгруженный товар
⁃ Коллега зарвался, нужно его осадить
⁃ Человек, который ожидал повышения, его не получает; а получает другой
⁃ Накипело, хочется человека послать
⁃ Человек собеседовался со всеми много недель, мы уже сделали ему предложение, но теперь вынуждены это предложение отозвать
⁃ Подрядчик ожидает оплату своих услуг, а мы оплатим только через месяц

Шаблон идеален:
http://maximilyahov.ru/blog/all/so-sorry/